Dar seguimiento a las firmas

Vea el estado de cada documento enviado, actualice manualmente, descargue el PDF firmado y la auditoría, cancele solicitudes y use el informe de firmas.

La pantalla Firmas Digitales reúne los documentos de clientes y prospectos en una sola lista, con el avance de cada uno.

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Cuándo usar

Para saber quién ya firmó, reenviar el enlace, descargar el contrato firmado o cancelar una solicitud.

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Dónde dar seguimiento

• Registros → Firmas Digitales: todos los documentos, con indicadores en la parte superior y filtros por Estado y Tipo (Cliente o Prospecto).
• Pestaña Firmas Digitales (cliente) o Solicitudes de Firma (prospecto): solo los documentos de esa persona.

Columnas de la lista general: Nombre del Documento, Firmante, Correo del firmante, Estado, Creado en, Firmado el y Tipo.

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Estado

Estado	Significado
Generando	El documento se está preparando.
Pendiente	Enviado y esperando la firma.
Firmado	Firmado. La fecha aparece en Firmado el.
Rechazado	El firmante lo rechazó.
Falló	No fue posible crear o enviar el documento.
Borrador	Aún no enviado.

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Acciones en cada documento

Abra Acciones en la fila.

Acción	Qué hace
Copiar enlace	Copia el enlace de firma.
Enviar por WhatsApp	Reenvía el enlace por WhatsApp.
Comprobar estado	Consulta ZapSign y actualiza el estado. Informa cuando el PDF ya está disponible.
Ver	Muestra los datos del firmante, las variables y el enlace del PDF.
Descargar PDF	Descarga el PDF. Aparece cuando el PDF ya existe.
Informe de Auditoría	Descarga el registro de auditoría. Solo para documentos Firmado.
Cancelar	Cancela la solicitud. Solo para documentos Pendiente.
Eliminar	Elimina el documento de Notfy y de ZapSign.

El estado puede actualizarse solo cuando el firmante firma. Si el documento ya fue firmado y la lista todavía muestra Pendiente, use Comprobar estado.

El enlace del PDF firmado expira después de un tiempo. Si la descarga falla, use Comprobar estado para obtener un enlace nuevo.

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Qué ocurre cuando el documento se firma

• Prospectos: el documento mueve al prospecto en el embudo y, con la conversión automática activada, crea el cliente.
• Vehículos: el vehículo vinculado al contrato se actualiza (marcado como vendido, en los contratos de prospecto).

Si el documento expira, el prospecto se mueve a la etapa de perdido.

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Informe de firma digital

En Informes → Centro de Informes, elija Informe de firma digital: documentos enviados, tasa de firma y tiempo promedio hasta firmar.

Filtro	Opciones
Estado	Firmados, Pendientes o Cancelados / Rechazados (o Todos).
Buscar documento	Nombre, firmante o correo.
Período	Fecha inicial y final.

Exporte en CSV o PDF, vea la vista previa o envíe por correo.

El informe solo aparece cuando hay una integración ZapSign activa y su perfil tiene permiso para él.

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Preguntas frecuentes

Cancelé, pero el estado no está claro en la lista.

Los documentos cancelados cuentan en Cancelados / Rechazados en el informe.

¿Se puede reenviar un documento Rechazado?

En prospectos, los documentos rechazados pueden no permitir reenvío ni eliminación desde la pantalla. Cree una nueva solicitud para el mismo prospecto.

Documento con estado Falló.

Puede haber sido causado por el límite de firmas del plan, un correo inválido o un error en ZapSign. Corrija el dato, cree una nueva solicitud y, si persiste, hable con soporte.

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Enviar para firma

Cree una nueva solicitud.

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